Im Prinzip kann Microsoft Outlook aus Sicherheitsgründen nicht über einen anderen Ordner versenden, als über den "Persönlichen Ordner".

Wenn alle Mitarbeiter über einen "Öffentlichen Ordner" versenden könnten, wer hat dann die Kreuzfahrt auf Firmenkosten per Email bestellt und welcher Vertriebskollege hat meinem Kunden eine falsche Antwort geschickt?

Wie man dieses Problem trotzdem lösen kann und wie Sie ausserdem auf der sicheren Seite sein können, zeigen wir in dieser FAQ.

Für Outlook 98/2000:
In Outlook 98/2000 geht dies am besten mit einer Regel auf jedem PC.

Extras/Regelassistent: Regel für den Eingang:
Nachricht nach dem Eingang in den "Öffentlichen Ordner"/Posteingang verschieben.

Regel für den Ausgang:
Nachricht nach dem Ausgang prüfen und eine Kopie in den "Öffentlichen Ordner"/Gesendete Objekte erstellen.

Für Outlook 2002/2003/2007:
In Outlook 2002/2003/2007 sofern der Provider keine Authentifizierung nach SPA erfordert können Sie die betreffenden Email Konten auf dem Server anlegen (NICHT auf den Clients löschen).

Dann unter "Extras/Übermittlungseinstellungen/Übermittlungsgruppen definieren; hier auf "Alle Konten" gehen und auf den "Bearbeiten" Knopf klicken.

Unter Outlook 2007:
"Extras" -> "Senden/Empfangen" -> "Übermittlungseinstellungen" -> "Senden-Empfangen-Gruppen definieren", hier auf "Alle Konten" gehen und auf den "Bearbeiten" Button klicken.

Auf dem "Server" stellen Sie hier "nur downloaden" ein und auf den Clients "nur senden".

Dann werden die Email Konten auf dem Server empfangen, können aber von den Clients beantwortet werden.

Wie bekommt man die gesendeten Emails vom "Persönlichen Ordner" des Clients in den "Öffentlichen Ordner: Gesendete Objekte" des Servers?

Erstellen Sie einfach eine Regel für den Ausgang auf jedem Client:

Nachricht nach dem Senden prüfen und eine Kopie in den "Öffentlichen Ordner: Gesendete Objekte" erstellen.

Bei Outlook kann man bei gesendeten Objekten nur eine Regel für eine Kopie erstellen. Das automatische Verschieben der Originalnachricht ist beim Versand nicht möglich, da immer eine Sicherheitskopie beim Client bleiben sollte.

Über die Sicherheitskopie kann immer festgestellt werden, über welches Outlook wurde welche Email, wann verschickt.
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Hinweis: Alle Angaben erfolgen ohne Gewähr

Die Gewährleistung für Public ShareFolder beschränkt sich ausschließlich auf die im Handbuch unter "Systemvorraussetzung" erwähnten Microsoft Windows und Microsoft Outlook Versionen.